Prawo o aktach stanu cywilnego, dokumenty, adnotacje, odpisy

Dnia 1 marca 2015 r. w życie weszły nowe przepisy, interesujące rodzinnych historyków. Co przynosi nam nowe prawo?

W dniu 1 marca 2015 r. weszły w życie:

  1. ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888) – dalej pr.a.s.c.,
  2. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. 2015, poz. 194),
  3. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz.U. 2015, poz. 204).

Pr.a.s.c. reguluje zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, w tym zasady przechowywania aktów stanu cywilnego oraz wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego. W sprawach nieuregulowanych w pr.a.s.c. stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (art. 12 ust. 1 pr.a.s.c.). Oznacza to, że pr.a.s.c. jest ustawą szczególną. Zatem, jeżeli reguluje daną sprawę odmiennie, ma pierwszeństwo stosowania przed ustawą ogólną jaką jest kodeks postępowania administracyjnego.
Rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2015 r. wprowadziło nowe wzory dokumentów wydawanych przez kierowników urzędów stanu cywilnego (dalej USC), w tym wzory odpisów zupełnych i odpisów skróconych aktów stanu cywilnego.
Natomiast Rozporządzenie z dnia  5 lutego 2015 r. określa sposób przenoszenia aktów stanu cywilnego, sporządzonych na podstawie przepisów dotychczasowych, do rejestru stanu cywilnego prowadzonego na podstawie pr.a.s.c.

Rejestr stanu  cywilnego i księga  stanu cywilnego

Rejestr stanu cywilnego

Wpisy o urodzeniu małżeństwie i zgonie dokonywane są od dnia wejścia w życie pr.a.s.c. w rejestrze stanu cywilnego.

Rejestr stanu cywilnego jest prowadzony przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, w systemie teleinformatycznym. Wpisu w rejestrze stanu cywilnego dokonuje kierownik USC lub zastępca kierownika USC.

Dostęp do rejestru stanu cywilnego mają minister właściwy do spraw wewnętrznych, kierownik USC, zastępca kierownika USC oraz, w zakresie sprawowanego nadzoru, wojewoda. Brzmienie przepisu wskazuje, że kierownik USC oraz jego zastępca mają dostęp do całego rejestru stanu cywilnego, a nie tylko do aktów stanu cywilnego sporządzonych w „ich” urzędzie.

Księga stanu cywilnego

Księga stanu cywilnego jest to rejestr publiczny prowadzony przez urząd stanu cywilnego w formie papierowej w celu rejestracji stanu cywilnego osób.

Przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie pr.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego, który przechowuje księgę stanu cywilnego, może na podstawie przepisów dotychczasowych w dalszym ciągu sporządzać akty stanu cywilnego w księgach stanu cywilnego oraz zamieszczać wzmianki w aktach stanu cywilnego i przypiski przy aktach stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego (art. 145 ust. 1 pkt. 1 i 2 pr.a.s.c.).

Treść aktów stanu cywilnego sporządzonych na podstawie przepisów dotychczasowych i wpisana do ksiąg stanu cywilnego będzie przenoszona do rejestru stanu cywilnego w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.

Definicja „stanu cywilnego”

W pr.a.s.c. została wprowadzona po raz pierwszy definicja „stanu cywilnego”, której nie było we wcześniejszych przepisach zarówno przedwojennych, jak i powojennych. Nie ma jej także w kodeksie cywilnym oraz w kodeksie rodzinnym i opiekuńczym.

Według art. 2 ust. 1 pr.a.s.c. stanem cywilnym jest sytuacja prawna osoby wyrażona przez cechy indywidualizujące osobę, kształtowana przez zdarzenia naturalne, czynności prawne lub orzeczenia sądów, lub decyzje organów, stwierdzona w akcie stanu cywilnego.

Jest to więc zespół cech określających:

  1. sytuację danej osoby w rodzinie np. pokrewieństwo, powinowactwo, małżeństwo (panna, kawaler, mężatka, żonaty, wdowa, wdowiec, rozwiedziona, rozwiedziony, w separacji);
  2. sytuację osobistą danej osoby np. płeć, imię, nazwisko, nazwisko rodowe, wiek.

„Stan cywilny” dotyczy wyłącznie osoby fizycznej. Nie odnosi się do osoby prawnej.

Akt stanu cywilnego

Pojęcie aktu stanu cywilnego

Według przepisów pr.a.s.c. aktem stanu cywilnego jest pojedynczy wpis, rejestrujący stan cywilny osoby, tj. urodzenie, małżeństwo i zgon, w rejestrze stanu cywilnego, wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu, tj. wraz ze sprostowaniami, uzupełnieniami, wzmiankami dodatkowymi, unieważnieniem wzmianki dodatkowej oraz unieważnieniem samego aktu stanu cywilnego.
Akt stanu cywilnego jest sporządzony z chwilą dokonania w rejestrze stanu cywilnego wpisu o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie.

Jednakże akt stanu cywilnego sporządzony na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów będzie miał nieco inną definicję. Jest to wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie sporządzony w księgach stanu cywilnego. Akt taki z chwilą, gdy zostanie przeniesiony do rejestru stanu cywilnego staje się aktem stanu cywilnego w rozumieniu przepisów pr.a.s.c. (art. 124 ust. 5 pr.a.s.c.).
Aktem stanu cywilnego nie jest wpis w księdze parafialnej rejestrujący chrzty, śluby i pochówki lub inne zdarzenia istotne w danym kościele np. bierzmowania, zapowiedzi. Zatem do tych dokumentów nie mają zastosowania przepisy pr.a.s.c. Natomiast są aktami stanu cywilnego akty sporządzone przez osoby, które prowadziły wyznaniową rejestrację stanu cywilnego na podstawie przepisów wcześniej obowiązujących.

Charakter prawny aktu stanu cywilnego

Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, tj. urodzenia, małżeństwa albo zgonu. Ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym (art. 3 pr.a.s.c.). Oznacza to, że kierownik USC, bez orzeczenia sądu, nie może sam unieważnić sporządzonego aktu stanu cywilnego np. aktu zgonu, gdy okaże się, że osoba w tym akcie wymieniona jako zmarła – żyje.
Według pr.a.s.c. akty stanu cywilnego oznacza się, czyli grupuje się, w rejestrze stanu cywilnego oddzielnie dla każdego rodzaju zdarzenia: urodzenia, małżeństwa albo zgonu, i odrębnie dla każdego roku kalendarzowego (art. 19 pr.a.s.c.). Według przepisów dotychczasowych akty urodzenia, małżeństwa oraz zgonu także sporządzało się oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. Nie było natomiast obowiązku prowadzenia ich odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. W związku z tym mogą być księgi stanu cywilnego prowadzone dla wielu lat kalendarzowych.

Akty czy akta?

W pr.a.s.c. używane jest słowo „akt”, „akty” oraz „akta”. Ustawodawca nie może posługiwać się dwoma różnymi określeniami na oznaczenie tego samego stanu prawnego, zdarzenia czy dokumentu. Skoro zatem używa zarówno słowa „akty” np. art. 3, 19 ust. 1, 28 jak i „akta” np. art. 26, 27 i 28, oznacza to, że mają one różne znaczenie. W rozumieniu pr.a.s.c. „akty” to dwa akty, sto aktów, tysiąc aktów. Natomiast „akta” to zbiór różnych dokumentów, wśród których będą nie tylko akty stanu cywilnego, ale także dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia takiego aktu.

Adnotacje, przypiski i wzmianki dodatkowe

Adnotacje

Adnotacja jest to notatka urzędowa zawierająca informacje o okolicznościach i podstawie rejestracji urodzenia, małżeństwa albo zgonu (art. 23 pr.a.s.c.). Mogą to być przykładowo adnotacje:
■ że dziecko urodziło się martwe;
■ o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, ustaleniu nieistnienia małżeństwa, separacji, zniesieniu separacji;
■ o wyborze imienia z urzędu;
■ o wpisaniu nazwiska matki i wybranego imienia jako danych ojca;
■ o sporządzeniu aktu z urzędu.

Adnotacja umieszczana jest w akcie stanu cywilnego. Przepisy pr.a.s.c. nie określają jej koniecznej treści.

Przypiski

Przypiski są to informacje o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby oraz informacje wpływające na stan cywilny tej osoby (art. 25 pr.a.s.c.). Nie mają one wpływu na treść aktu stanu cywilnego.

Przykładowo:
■ w akcie urodzenia wpisywane są informacje dotyczące zawarcia małżeństwa, rozwiązania lub unieważnienia małżeństwa, zgonu;
■ w akcie małżeństwa wpisywane są informacje o aktach urodzenia osób wstępujących w związek małżeński oraz o ich zgonie;
■ w akcie zgonu wpisywane są informacje o akcie urodzenia i małżeństwa osoby zmarłej.

Przypiski umieszczane są przy aktach stanu cywilnego, dotyczących tej samej osoby. Ustawa nie określa niezbędnej treści przypisku.

Wzmianki dodatkowe

Wzmianką dodatkową jest wpis wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego (art. 24 pr.a.s.c.). Z chwilą jej wpisania wzmianka ta staje się integralną częścią aktu stanu cywilnego. Mogą to być wzmianki np. o:
■ rozwodzie,
■ separacji,
■ ustaleniu ojcostwa,
■ przysposobieniu,
■ uchyleniu postanowienia o uznaniu za zmarłego lub stwierdzeniu zgonu,
■ zmianie imienia lub nazwiska.

Wzmianka dodatkowa jest dołączana do aktu stanu cywilnego, którego dotyczy. W ustawie nie jest określona minimalna treść wzmianki.

Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego stanowią dokumenty, stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego. Stanowią one podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego. Nie podlegają one zwrotowi. Dokumenty te nazywane są potocznie: alegata, aneksy.

Są to w szczególności:
■ odpisy aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo;
■ odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka;
■ odpis orzeczenia sądu o unieważnieniu małżeństwa, rozwodzie i separacji;
■ odpis orzeczenia sądu opiekuńczego o przysposobieniu;
■ odpis orzeczenia sądu o uznaniu za zmarłego lub stwierdzające zgon;
■ decyzja o wyrażeniu zgody na zmianę imienia lub nazwiska.

USC wykonujący czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Status prawny USC

Rejestracja stanu cywilnego jest wykonywana wyłącznie przez gminy w USC przez jego kierownika lub zastępcę (art. 6 i 9 pr.a.s.c.). Urząd stanu cywilnego jest więc jednostką organizacyjną gminy. Kierownika USC powołuje odpowiednio wójt, burmistrz lub prezydent miasta.
Zasada rejestracji stanu cywilnego wyłącznie przez USC dotyczy także przypadku, gdy stan cywilny stwierdza:

  1. sąd np. postanowienie sądu, orzekające uznanie za zmarłego lub stwierdzające zgon,
    postanowienie sądu o przysposobieniu, postanowienie sądu
    o rozwiązaniu małżeństwo przez rozwód lub o unieważnieniu małżeństwa, postanowienie sądu o separacji
  2. organ administracji publicznej, np. decyzja o wyrażeniu zgody na zmianę imienia lub nazwiska.

W takim wypadku postanowienie sądu lub decyzja administracyjna są jedynie podstawą sporządzenia aktu stanu cywilnego przez USC (art. 3 i 4 pr.a.s.c.).

Właściwość miejscowa USC

Urzędem, dokonującym rejestracji, nie może być dowolny USC, lecz USC właściwy miejscowo. Będzie to urząd, w którego okręgu wystąpiło zdarzenie, podlegające rejestracji, tj. narodziny, małżeństwo albo zgon. Tak będzie nawet w wypadku, gdy zdarzenie miało miejsce w innej miejscowości, niż miejsce zamieszkania osoby, której zdarzenie dotyczy np. jeżeli ktoś urodził się w Zakopanem, a będzie mieszkał w Halinowie, bo tam mieszkają jego rodzice, akt urodzenia sporządza urząd stanu cywilnego w Zakopanem, a nie w Halinowie. Jeżeli ktoś zmarł w Sejnach, a mieszkał w Mszczonowie, akt zgonu sporządzi USC w Sejnach, a nie USC w Mszczonowie.

Najczęściej jedna gmina stanowi okręg rejestracji stanu cywilnego. Wtedy granice gminy są jednocześnie granicami okręgu rejestracji stanu cywilnego. Jednakże wojewoda może w jednej gminie utworzyć kilka USC, a także połączyć kilka gmin w jeden okręg USC. W takim wypadku granice okręgu rejestracji stanu cywilnego nie będą się pokrywały z granicami gminy.
Z wyjątkami określonymi w rozdziale 2 pr.a.s.c. rejestracji dokonuje się więc w USC:

  1. właściwym ze względu na miejsce urodzenia dziecka;
  2. wybranym przez osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo;
  3. właściwym ze względu na miejsce zgonu albo miejsce znalezienia zwłok.

Dokumenty wydawane z rejestru stanu cywilnego

Rodzaje dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Z rejestru stanu cywilnego mogą być wydawane jedynie dokumenty określone w art. 44 ust. 1 pr.a.s.c. Są to:

  1. odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego;
  2. zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
  3. zaświadczenia o stanie cywilnym.

Osoby uprawnione do wydawania dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Dokumenty z rejestru stanu cywilnego wydaje kierownik USC (art. 44 ust. 1 pr.a.s.c.). Może on upoważnić pisemnie pracownika USC do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych, dotyczących wskazanej osoby oraz zamieszczania przypisków (art. 10 ust. 1 pr.a.s.c.). Natomiast wójt (burmistrz, prezydent miasta) może pisemnie upoważnić do wydawania tych dokumentów innego pracownika (art. 10 ust. 2 pr.a.s.c.). Ponieważ w przepisie nie zostało zastrzeżone, że musi to być pracownik USC, może to być dowolny pracownik gminy.

Odpisy aktów stanu cywilnego

Pojęcie odpisu aktu stanu cywilnego

Odpis aktu stanu cywilnego sporządzony na blankietach według określonych wzorów i opatrzony pieczęcią urzędową jest dokumentem urzędowym, który stanowi dowód tego, co zostało w nim zaświadczone. Należy jednak podkreślić, że stan cywilny stwierdza akt stanu cywilnego a nie jego odpis.

Z wyjątkami określonymi w art. 42 ust. 2 pr.a.s.c. nie są wydawane odpisy unieważnionego aktu stanu cywilnego.

Odpis aktu stanu cywilnego może być zupełny albo skrócony

Odpis zupełny aktu stanu cywilnego
Odpis zupełny aktu stanu cywilnego stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych.

Jeżeli akt stanu cywilnego został sprostowany wydawany jest odpis zupełny sprostowanego aktu stanu cywilnego. Nie wpisuje się w nim wyrazów skreślonych i poprawek. W wypadku, gdy akt stanu cywilnego został uzupełniony wydaje się odpis zupełny uzupełnionego aktu stanu cywilnego bez wskazywania na czym polegało uzupełnienie.

Odpis zupełny zawiera także treść wzmianek dodatkowych oraz adnotacji.

W odpisie zupełnym nie jest natomiast podawana treść przypisków, nawet na wniosek osoby zainteresowanej, jak to przewidywała dotychczas obowiązująca ustawa. Informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego przypiskach przy akcie wskazanej osoby lub treść tych przypisków zawiera zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby (art. 50 pr.a.s.c.).

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych. Nie jest on zatem dosłownym powtórzeniem treści aktu. Treść wzmianek jest uwzględniona w odpisie i nie jest podawana odrębnie. Odpis nie zawiera także adnotacji i przypisków.

Odpisy dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego

Przepisy pr.a.s.c. dopuszczają także wydawanie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego w formie:
■ dokumentu elektronicznego,
■ kopii,
■ wydruku dokumentu elektronicznego.

Wydane dokumenty muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez kierownika USC (art. 26 ust. 4 pr.a.s.c.).

Na takich samych zasadach mogą być wydawane dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego złożone w okresie obowiązywania dotychczasowej ustawy.
Zaświadczenia

Kierownik USC może także wydawać zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz o stanie cywilnym.

Będą to przykładowo zaświadczenia:
■ stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
■ stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego;
■ stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo;
■ potwierdzające uznanie ojcostwa;
■ o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;
■ o zmianie imienia lub nazwiska;
■ o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby np.:
– o jej imionach, nazwisku;
– o akcie urodzenia, małżeństwa lub zgonu.

Możliwe jest także wydanie zaświadczenia stwierdzającego:
■ brak wpisu w rejestrze stanu cywilnego albo do ksiąg stanu cywilnego za określone lata aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu; np. może być wydane zaświadczenie stwierdzające, że w księgach stanu cywilnego od roku 1928 do 1938 nie ma aktu urodzenia Jana Kowalskiego;
■ brak wzmianek dodatkowych, mających wpływ na treść aktu stanu cywilnego;
■ istnienie lub braku przypisku.

Nie może być natomiast wydane zaświadczenie informujące o rodzicach danej osoby. Są to już bowiem informacje dot. osób trzecich.

Kierownik USC może także wydawać zaświadczenia o stanie cywilnym, tj. panna/kawaler, zamężna/żonaty, rozwiedziona/rozwiedziony, wdowa/wdowiec.

Zaświadczenia wydawane przez kierownika USC nie są odpisami aktów stanu cywilnego ani nawet nie mają takiego charakteru.

Izabela Heropolitańska

Prawnik, autorka i współautorka ponad 20 wielokrotnie wznawianych książek z dziedziny prawa.