Odmowa przejrzenia ASC, wydania odpisu ASC lub nieodpłatnego wykonania fotokopii

Postępowanie w wypadku odmowy umożliwienia przejrzenia aktów stanu cywilnego lub odmowy wydawania odpisu aktu stanu cywilnego, lub uniemożliwienia nieodpłatnego wykonania fotokopii.

Sposób załatwiania wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego.

W razie pozytywnego rozpatrzenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego urząd stanu cywilnego (dalej USC) wydaje taki odpis bez poprzedzania go decyzją administracyjną[1].

Natomiast odmowa wydania odpisu aktu stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej[2], do wydania której kierownik USC jest zobowiązany na podstawie art. 2 ust. 6 pr.a.s.c. oraz art. 104 KPA[3]w związku z art. 12 ust. 1 pr.a.s.c. Decyzja musi być wydana w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego doręczanego środkami komunikacji elektronicznej[4][5].

W uzasadnieniu takiej decyzji musi być przedstawiona pełna argumentacja prawna, przemawiającą za odmową wydania stronie, tj. osobie wnioskującej żądanego odpisu[6].

Decyzja powinna być wydana także w wypadku, gdy USC odmawia umożliwienia przejrzenia aktów stanu cywilnego po upływie okresu przechowywania oraz gdy nie chce umożliwić wykonania nieodpłatnie fotokopii aktu stanu cywilnego, sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem 1 marca 2015 r. Bowiem zgodnie z art. 104 § 1 KPA organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Przepisy pr.a.s.c. nie zawierają odmiennych postanowień.

Przy czym decyzja zostanie wydana tylko wówczas, jeżeli zostanie złożony w USC wniosek dot. wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub umożliwienia przejrzenia aktów stanu cywilnego, lub wykonania nieodpłatnie fotokopii aktu stanu cywilnego[7]. Decyzja nie zostanie wydana jeżeli zwracamy się do USC w sposób niesformalizowany np. w formie ustnej prośby.

Decyzja powinna zawierać: oznaczenie, że została wydana w USC, datę wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis kierownika USC z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego lub innej osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Przepisy KPA nie przewidują doręczania decyzji stronie w kserokopii czy w odpisie. Decyzje stronie doręcza się zawsze w oryginale z własnoręcznym podpisem osoby reprezentującej USC[8].

Za decyzję należy uznać nie tylko dokument nazwany formalnie „decyzją”. Będzie nią każde pismo pochodzące od USC, w którym wskazano adresata, zawarto odmowę wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub umożliwienia przejrzenia aktów stanu cywilnego, lub wykonania nieodpłatnie fotokopii aktu stanu cywilnego  i podpis kierownika urzędu stanu cywilnego albo innej osoby upoważnionej[9].

Decyzja odmowna

Od decyzji kierownika USC odmawiającej wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub umożliwienia przejrzenia aktów stanu cywilnego, lub wykonania nieodpłatnie fotokopii aktu stanu cywilnego na podstawie art. 127 KPA służy odwołanie do organu administracji publicznej wyższego stopnia tj. do wojewody. Odwołanie od decyzji kierownika USC może być wniesione tylko jeden raz i tylko do jednej instancji.

Odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia stronie decyzji kierownika USC na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 129 § 2 KPA).

Przy czym „doręczenie decyzji” nie jest tożsame z „wydaniem decyzji”. Datą wydania decyzji jest data jej sporządzenia, a w przypadku decyzji pisemnej, dzień jej podpisania[10].

Przykład 1

9 lipca 2015 r. Jan Nowak odebrał z poczty list zawierający decyzję kierownika USC z dnia 3 lipca 2015 r. Termin do wniesienia odwołania od tej decyzji biegnie od dnia 10 lipca 2015 r., a nie od dnia 4 lipca 2015 r.

Ze względu na to, że w przepisie nie jest powiedziane, że są to dni robocze – będą to dni kalendarzowe. Tym samym do tych 14 dni wliczane są dni ustawowo wolne od pracy. Tylko wówczas, gdy koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni (art. 57 § 4 KPA). Należy przy tym podkreślić, że w postępowaniu administracyjnym sobota jest uznawana za dzień równorzędny z dniem ustawowo wolnym od pracy[11].

Przykład 2

9 lipca 2015 r. Jan Nowak odebrał z poczty list zawierający decyzję kierownika USC z dnia 3 lipca 2015 r. Termin do wniesienia odwołania od tej decyzji biegnie od dnia 10 lipca 2015 r. i upływa 22 lipca 2015 r. Ponieważ 18 i 19 lipca (sobota i niedziela) przypadają w trakcie terminu są one wliczane do ilości dni przewidzianych do wniesienia odwołania

Termin do wniesienia odwołania uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem zostało ono w szczególności:

  1. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru;
  2. nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe;
  3. złożone w polskim urzędzie konsularnym.

Odwołanie wnosi się za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję. Jest on obowiązany przesłać odwołanie wojewodzie w terminie siedmiu dni od dnia, w którym otrzymał odwołanie.

Przykład 3

Decyzję o odmowie wydania Janowi Nowakowi odpisu urodzenia jego pradziadka wydał kierownik USC w Koronówku. Odwołanie od tej decyzji Jan Nowak składa zatem w USC
w Koronówku, a nie w Urzędzie Wojewódzkim, pomimo że formalnie odwołanie skierowane jest do wojewody.

Odwołanie może być wniesione pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[12].

Odwołanie od decyzji kierownika USC powinno zawierać żądanie strony odwołującej się. Natomiast nie wymaga szczegółowego uzasadnienia (art. 63 KPA). Wystarczy, jeżeli z odwołania wynika, że strona nie jest zadowolona z wydanej decyzji kierownika USC (art. 128 KPA). Z treści odwołania powinno przynajmniej wynikać, co jest przez odwołującego kwestionowane w zaskarżonej decyzji kierownika USC oraz żądanie uchylenia zaskarżonej decyzji[13].

Nie jest natomiast konieczne uzasadnienie takiego żądania.

Przykład 4

Kierownik USC odmówił Janowi Kowalskiemu wydania odpisu aktu urodzenia jego pradziadka. Jan Kowalski wnosząc odwołanie od tej decyzji powinien co najmniej napisać, że odmowa wydania takiego odpisu jest, według niego, niezgodna z prawem w związku z czym żąda uchylenia decyzji kierownika USC. Nie musi natomiast wskazać jakie przepisy zostały naruszone.

Jest jednakże oczywiste, że dokładne uzasadnienie odwołania, w szczególności wskazanie przepisów prawa jakie zostały naruszone przez kierownika USC, leży w interesie strony, może bowiem pomóc organowi odwoławczemu w podjęciu rozstrzygnięcia korzystnego dla strony odwołującej się. Może także spowodować, że kierownik USC po zapoznaniu się z uzasadnieniem odwołania uzna, że zasługuje ono w całości na uwzględnienie i wyda żądany odpis.

Przykład 5

Kierownik USC odmówił Janowi Kowalskiemu wydania odpisu aktu urodzenia jego pradziadka uzasadniając, że może żądać wyłącznie odpisu aktów stanu cywilnego swoich rodziców. Jan Kowalski wnosząc odwołanie od tej decyzji pisze, że odmowa wydania takiego odpisu jest, według niego, niezgodna z prawem w związku z czym żąda uchylenia decyzji kierownika USC. Ponadto dodaje, że narusza ona art. 45 pr.a.s.c., który stanowi, że odpis aktu stanu cywilnego wydaje się w szczególności zstępnemu osoby, której akt dotyczy. Ponieważ w przepisie użyte zostało jedynie ogólne sformułowanie „zstępny” oznacza to, że dotyczy on każdego zstępnego niezależnie od stopnia pokrewieństwa łączącego go z osobą, której akt stanu cywilnego dotyczy.

Jeżeli w wyniku wniesionego odwołania wojewoda wyda decyzję podtrzymującą odmowną decyzję kierownika USC, na odstawie art. 16 § 2 KPA decyzja wojewody może być zaskarżona do wojewódzkiego sądu administracyjnego w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Wojewódzki sąd administracyjny rozstrzyga sprawę wyrokiem (art. 132 ww. ustawy). Od wydanego przez wojewódzki sąd administracyjny wyroku przysługuje stronie skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego (art. 173 ww. ustawy).

Niezałatwienie sprawy w terminie

USC jest zobowiązany załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki (art. 35 § 1 KPA). Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, tj. od dnia złożenia do USC żądania przejrzenia aktów stanu cywilnego lub  wydania odpisu aktu stanu cywilnego, lub nieodpłatnego wykonania fotokopii (art. 35 § 3 KPA).

Jeżeli USC nie może załatwić sprawy w terminie określonym w art. 35 KPA jest zobowiązany zawiadomić o tym stronę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na USC również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od niego (art. 36 KPA).

Przewlekłości USC w załatwieniu sprawy w żaden sposób nie usprawiedliwia fakt, że do USC wpłynęła duża ilość spraw podobnych np. wniosków o wydanie odpisu aktów stanu cywilnego[14].

Na niezałatwienie sprawy w terminie przysługuje zażalenie do wojewody (art. 37 § 1 KPA).

Niewydanie przez USC decyzji

Jeżeli pomimo złożenia wniosku[15] USC będąc do tego zobowiązany uchyla się od wydania decyzji względnie otrzymane z USC pismo nie spełnia kryteriów decyzji wówczas na bezczynność USC można złożyć zażalenie do wojewody. W takim bowiem wypadku USC nie podejmuje bowiem działań, do których zobowiązuje go pr.a.s.c.[16]

Oczywiście zawsze, zanim się wniesie zażalenie, można skierować do USC pisemne żądanie wydania decyzji powołując się przy tym na art. 2 ust. 6 pr.a.s.c. oraz art. 104 KPA w związku z art. 12 ust. 1 pr.a.s.c.  i dopiero w razie odmowy wnieść zażalenie do wojewody.

Natomiast, w wypadku gdy zwróciliśmy się do USC w sposób nieformalny, a on ani nie podejmuje działań, których od niego oczekiwaliśmy, ani nie wydaje decyzji odmawiającej, wówczas należy złożyć w USC formalny wniosek na piśmie albo w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne doręczanego środkami komunikacji elektronicznej[17] o:

  1. umożliwienie przejrzenia aktów stanu cywilnego lub
  2. wydawanie odpisu aktu stanu cywilnego, lub
  3. umożliwienie nieodpłatnego wykonania fotokopii.

W treści wniosku celowe jest wyraźne zażądanie wydania decyzji dot. sprawy, w której zwracamy się do USC, jeżeli USC odmówi podjęcia wskazanych we wniosku działań.

W razie bezczynności USC należy postąpić w sposób wyżej opisany.

[1] art. 2 ust. 5 oraz art. 44 ust. 1 pr.a.s.c.; por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 11 października 2007 r., III SAB/Wr 12/07, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/F96A51D8A4

[2] art. 2 ust. 6 pr.a.s.c. oraz art. 104 KPA w związku z art. 12 ust. 1 pr.a.s.c.; por. wyrok z przypisu 5

[3] kodeks postępowania administracyjnego

[4] ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego

[5] na temat formy dokumentów w postępowaniu administracyjnym była mowa w artykule „Wydawanie przez USC odpisów aktów stanu cywilnego” opublikowanym w More Maiorum nr 5/2015

[6] por. wyrok z przypisu 5; na temat pojęcia „strony” w postępowaniu administracyjnym była mowa w artykule „Wydawanie przez USC odpisów aktów stanu cywilnego” opublikowanym w More Maiorum nr 5/2015

[7] na temat wniosku do USC była mowa w artykule „Wydawanie przez USC odpisów aktów stanu cywilnego” opublikowanym w More Maiorum nr 5/2015

[8] por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 lipca 2014 r., I OSK 898/13, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/4BCDDF08F6

[9] por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 lipca 2014 r., II GSK 1683/14, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/246D274A4B; wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 18 kwietnia 2013 r., II SA/Kr 1288/12, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/C068B8EDF7

[10] por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 lutego 2014 r., I OSK 838/12, LEX nr 1568943

[11] uchwała 7 sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 czerwca 2011 r., I OPS 1/11, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/83AB1A8892 ale odmiennie np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 24 stycznia 2012 r., II SA/Wa 1767/11, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/67CF199A4E, według którego za dzień ustawowo wolny od pracy nie uważa się tzw. wolnych sobót.

[12] na temat formy dokumentów w postępowaniu administracyjnym była mowa w artykule „Wydawanie przez USC odpisów aktów stanu cywilnego” opublikowanym w More Maiorum nr 5/2015

[13] por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 czerwca 2008 r., I OSK 888/07, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/A7639CD6AF

[14] por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 21 marca 2014 r., II SAB/Kr 9/14, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/FA9F42D337

[15] na temat wniosku w postępowaniu administracyjnym była mowa w artykule „Wydawanie przez USC odpisów aktów stanu cywilnego” opublikowanym w More Maiorum nr 5/2015

[16] wyrok  Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia  18 listopada 2014  r., III SAB/Łd 34/14, http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/E54D62479A

[17] tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 1114

Izabela Heropolitańska

Prawnik, autorka i współautorka ponad 20 wielokrotnie wznawianych książek z dziedziny prawa.