Jak zdobyć koperty dowodowe?

Koperty dowodowe są ciekawym źródłem badań genealogicznych. Są też „odskocznią” od zwykłych metryk chrztów, ślubów czy zgonów…

Koperty dowodowe to zbiór dokumentów, które dostarczyć nam mogą wielu cennych informacji. Możemy znaleźć w nich w zasadzie wszystko, co związane jest z wydarzeniami od urodzenia krewnego do jego śmierci.

UWAGA! Specjalny 30-stronicowy dodatek, opisujący historię dowodów osobistych, zawartość teczek dowodowych oraz tryb ich udostępniania dostępny jest tutaj.

Koperta dowodowa zakładana była (i jest) w momencie, w którym występowało się o pierwszy dowód osobisty. Urząd, w którym składało się ten wniosek, gromadził wówczas przeróżne dokumenty. Najciekawsze dostarczali rzecz jasna dorośli obywatele, którzy dla potwierdzenia tożsamości pozostawiali wraz z wnioskiem przedwojenne lub okupacyjne dokumenty, metryki ślubu czy urodzenia, często z nieistniejących już dziś parafii. Jednak bez względu na inne okoliczności, pewną rzeczą, znajdująca się w kopercie dowodowej, są zdjęcia, które każdy musiał załączyć do wniosku o dowód osobisty. Taki dowód trzeba było co jakiś czas wymieniać, czasami można było go zgubić. Dzięki temu możemy zobaczyć, jak nasz krewny, przodek zmieniał się przez dziesięciolecia.

Przykładem może być kuzyn mojego taty. Mam jego zdjęcie, wykonane gdy miał 18 lat i składał wniosek o pierwszy dowód, później kiedy miał lat 27, następnie 36. Ostatni wniosek pochodził z roku 2008, rok przed jego śmiercią… Z tymże kuzynem wiąże się także ciekawa historia. Otóż w księgach kościelnych i w Urzędzie Stanu Cywilnego zapisano inaczej jego imiona – zamiast „Jerzy Saturnin” w urzędzie widniało „Ludwik Saturnin”. Przez to jego matka, a siostra mojego dziadka, musiała składać odpowiednie wnioski i prośby o zmianę imienia. Wszystkie kopie tych pism zawarte były w teczce dowodowej.

zyciorys

Życiorys siostry mojego dziadka – Anny Kuc zd. Jakman

Z kolei w kopertach dowodowych sióstr mojej babci, które były na robotach w III Rzeszy, znalazłem ankiety, które były przeprowadzane po przybyciu do Polski. Siostra dziadka spisała również krótki życiorys, który znalazł się w jej dokumentach. W teczce znaleźć możemy również kserokopie poprzednich dowodów osobistych, wnioski o wydanie dowodu osobistego, życiorysy, a nawet notatki urzędnicze (milicyjne). Oprócz tego można również znaleźć typowe dokumenty. Takie, jak metryki chrztów (kościelne oraz urzędowe), metryki ślubów, metryki zgonów.

O kopertach dowodowych było dość głośno w chwili, gdy Polacy, którzy w czasie II wojny światowej byli wywiezieni na roboty przymusowe, starali się o odszkodowanie z Polsko-Niemieckiej Fundacji Pojednanie. Wówczas wiele z tych osób sięgało po koperty dowodowe i zawarte tam wnioski o wydanie powojennego dowodu osobistego. W jednej z rubryk ludzie ci podawali bowiem, co robili w czasie okupacji. Zawarte tam informacje o pobycie na robotach, były dowodem na to, że dana osoba była represjonowana.

Jak zdobyć koperty dowodowe?

  1. Trzeba się dowiedzieć, gdzie znajdują się koperty dowodowe dla danego miasta. Przeważnie jest to Biuro Dowodów Osobistych (dalej BDO) przy Urzędzie Miasta lub Gminy – miejsca wydania ostatniego dowodu osobistego. W Archiwum danego BDO są teczki z wnioskami wydanych dokumentów tożsamości po roku 1945.
  2. Najpierw najlepiej zadzwonić do Urzędu Miasta lub Urzędu Gminy (do odpowiedniego departamentu, który zajmuje się dowodami osobistymi – często jest to dział ewidencji ludności lub wydział spraw obywatelskich) i dowiedzieć się jakie warunki trzeba spełnić, aby zostały nam wydane kserokopie zawartości kopert dowodowych. W moim przypadku wystarczyło wysłać podanie z dokładnymi danymi poszukiwanej osoby, określić pokrewieństwo oraz podać uzasadnienie do jakich celów potrzebne mi są te dokumenty. Niektóre urzędy maja przygotowane odpowiednie druki.
  3. Warto zapytać również o to, czy kserokopie dokumentów są płatne i jaka jest cena pojedynczej kopii. Niektóre urzędy wprowadzają opłaty za skserowanie zawartości teczek, jest to przeważnie suma 5 zł za każdą stronę. Są jednak również miejscowości, w których fotokopie dokumentów z kopert dowodowych są wykonywane za darmo.
  4. Zgodnie z przepisami opłata skarbowa za uzyskanie informacji z rejestru dowodów osobistych wynosi 31 złotych od jednego wniosku. Urzędy jednak różnie traktują „wniosek”. Dla jednych jest to opłata za wniosek dowodowy znajdujący się w kopercie, dla drugich opłata za nasz złożony wniosek.
  5. Teczki dowodowe, które dotyczą osób zmarłych w latach 40.-80. XX wieku mogą być już zniszczone. Brakowano je po upływie 10 lat od śmierci osoby. Warto jednak zapytać, czy Urząd przechowuje teczki interesującej nas osoby. Ich niszczenie po 10 latach nie było regułą.
  6. W okresie przekazywania teczek dowodowych z Komend Powiatowych, Dzielnicowych i Miejskich MO, robiono wielką selekcję dokumentów zebranych w teczkach. „Przetrzebiono” je jeszcze przed przekazaniem, wyrzucano wiele dokumentów, które były nieakceptowane politycznie. Na szczęście dzięki niezbyt „skrupulatnemu” przeszukiwaniu, można jeszcze w kopertach dowodowych znaleźć różne dokumenty – np. kenkartę.
  7. Stare teczki dowodowe, które uzyskały odpowiednią kategorię archiwalną mogły zostać przekazane do odpowiedniego archiwum państwowego.
  8. Metryczki dowodowe do roku 1997 z całej Polski znajdują się w Archiwum Państwowym w Milanówku. Dowiedz się, jak uzyskać z tego archiwum informacje o przodkach i krewnych.

Alan Jakman

Pomysłodawca powstania periodyku More Maiorum. Od ponad 9 lat interesuje się genealogią. W tym czasie ustalił, że jego przodkowie byli niemieckimi kolonistami sprowadzonymi najprawdopodobniej do wyrębu lasów w połowie XVII w. w okolice Gór Orlickich. Publikuje artykuły dotyczące historii rodzinnego miasta w portalu bielsko.biala.pl.