Udostępnianie przez USC aktów stanu cywilnego po upływie okresu przechowywania

Okres przechowywania aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (art. 28 ust. 1 pr.a.s.c.) [1]

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego[2] przechowuje przez okres:
1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Okresy te są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego.

Przykład 1

Akt urodzenia został sporządzony 3 stycznia 1916 r. Musi być więc przechowywany przez kierownika USC do 31 grudnia 2016 r. włącznie a nie do 3 stycznia 2016 r. Przez taki sam okres muszą być przechowywane akta zbiorowe rejestracji dotyczące tego aktu urodzenia niezależnie od daty, w której zostały sporządzone.

Przykład 2

Akt urodzenia sporządzony 30 grudnia 1916 r. musi być także przechowywany przez kierownika USC do końca 2016 r., a nie do 31 grudnia 2017 r. Przez taki sam okres muszą być przechowywane akta zbiorowe rejestracji dotyczące tego aktu urodzenia niezależnie
od daty, w której zostały sporządzone.

Przykład 3

Dziecko urodziło się 18 września 1925 r. Akt urodzenia został sporządzony 12 marca 1926 r. Akt ten musi być przechowywany przez kierownika USC do 31 grudnia 2026 r. włącznie a nie do 31 grudnia 2025  r. Okres stuletni liczony jest bowiem od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego, a nie od dnia, w którym urodziło się dziecko.

Przykład 4

Akt małżeństwa sporządzony 11 czerwca 1935 r. musi być przechowywany przez kierownika USC do 31 grudnia 2015 r. włącznie a nie do 11 czerwca 2015  r. Przez taki sam okres muszą być przechowywane akta zbiorowe rejestracji dotyczące tego aktu niezależnie od daty, w której zostały sporządzone nawet, gdyby ich okres ochronny już upłynął np. odpisy aktów urodzenia osób zawierających związek małżeński z 1910 r.

Przykład 5

Akt małżeństwa sporządzony 11 czerwca 1935 r. musi być przechowywany przez kierownika USC do 31 grudnia 2015 r. włącznie a nie do 11 czerwca 2015  r. Przez taki sam okres muszą być przechowywane akta zbiorowe rejestracji dotyczące tego aktu niezależnie od daty, w której zostały sporządzone nawet, gdyby ich okres ochronny jeszcze nie upłynął np. odpis aktu urodzenia kobiety zawierającej związek małżeński z 1917 r.

Jeżeli księgi stanu cywilnego nie były prowadzone odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, w związku z tym w jednej księdze są akty stanu cywilnego prowadzone dla wielu lat kalendarzowych lub w USC znajdują się księgi prowadzone odrębnie dla danego roku kalendarzowego, ale zawierającego zarówno akty urodzeń, małżeństw i zgonów wówczas USC musi przechowywać księgę aż do upływu najpóźniej przypadającego okresu przechowywania.

Przykład 6

W księdze stanu cywilnego znajdują się akty zgonów z lat 1925 -1944. Wówczas USC musi przechowywać całą księgę do 31 grudnia 2024 r. Tego dnia upływa bowiem okres przechowywania aktów zgonu z 1944 r.

Przykład 7

W księdze stanu cywilnego znajdują się akty urodzeń, małżeństw i zgonów z roku 1934. W takim wypadku księga musi być przechowywana przez USC do 31 grudnia 2034 r. Tego dnia upływa bowiem 100 letni okres  przechowywania aktów urodzenia z 1934 r.

Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego po upływie okresu przechowywania

Z wyjątkiem opisanym poniżej, z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie pr.a.s.c. USC nie wydaje odpisów po upływie okresów przechowywania (art. 130 pr.a.s.c.).

Wyłącznie wówczas, gdy nie sporządzono aktu zgonu dla osoby, której dokumenty dotyczą lub nie zarejestrowano informacji o zgonie tej osoby z ksiąg tych mogą być wydane przez kierownika USC:
1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego tj. aktu urodzenia i małżeństwa;
2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
3) zaświadczenia o stanie cywilnym danej osoby.

Zasady udostępniania aktów stanu cywilnego po upływie okresu przechowywania

Po upływie okresów, o których mowa w art. 28 ust. 1 pr.a.s.c., akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego (dalej USC) przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.

Przed przekazaniem tych dokumentów do właściwego archiwum państwowego ich udostępnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej u.n.z.a.)[4]. USC nie dotyczą natomiast inne przepisy u.n.z.a., w szczególności art. 16 ust. 2a dot. prowadzenia kwerend. Nie są one także w żadnym wypadku związane zarządzeniami dyrektorów archiwów państwowych nawet, gdy dotyczą zasad udostępniania materiałów archiwalnych. W art. 28 ust. 4 pr.a.s.c. nie jest bowiem mowa o „przepisach”, ale o konkretnym akcie prawnym jakim jest „ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”.

Przepisy u.n.z.a. w sposób bardzo ogólny regulują zasady udostępniania materiałów archiwalnych. Stanowią one tylko, że materiały takie udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla powyższych potrzeb jest bezpłatne (art. 16 ust. 1 u.n.z.a.).

Prawo o aktach stanu cywilnego a kodeks postępowania administracyjnego

W sprawach nieuregulowanych w pr.a.s.c. stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (art. 12 ust. 1 pr.a.s.c.). Oznacza to, że pr.a.s.c. jest ustawą szczególną. Zatem, jeżeli reguluje dane zagadnienie odmiennie, ma pierwszeństwo stosowania przed ustawą ogólną, jaką jest kodeks postępowania administracyjnego.

Ponieważ ani pr.a.s.c., ani u.n.z.a. nie określają na czym polega udostępnianie akt stanu cywilnego należy zastosować przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (dalej KPA).

Osoba mająca dostęp do aktów stanu cywilnego po upływie okresu przechowywania

Według art. 73 § 1 KPA prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów ma strona.

Przepis art. 28 KPA definiuje, że stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku  dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub  obowiązek.

Gdy „żądanie czynności organu” polega na żądaniu udostępnienia przez USC aktów stanu cywilnego przy definiowaniu „strony” należy uwzględnić także zacytowany wcześniej art. 16 ust. 1 u.n.z.a.

Zatem w tym wypadku stroną będzie każdy, kto żąda udostępnienia mu takich materiałów archiwalnych dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Niewątpliwie żądanie udostępnienia aktu stanu cywilnego dla potrzeb poszukiwań genealogicznych mieści się zarówno w pojęciu „potrzeby nauki” jak i „potrzeby kultury”.

Przykład 8

Jan Kowalski, który przychodzi do USC z żądaniem przejrzenia księgi zgonów za rok 1934 dla celów poszukiwań genealogicznych będzie stroną.

Przez „akta sprawy”, o których jest mowa w art. 73 § 1 KPA należy rozumieć wszystkie dokumenty dotyczące danego aktu. Będą to więc nie tylko akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, ale także akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu niezależnie od daty ich sporządzenia.

Przykład 9

Jan Kowalski, który przychodzi do USC z żądaniem przejrzenia aktów małżeństw za rok 1928 dla celów poszukiwań genealogicznych ma także prawo żądać, aby USC umożliwił mu przejrzenie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, czyli tzw. alegat dotyczących tychże aktów małżeństw.

Zakres dostępu strony do aktów stanu cywilnego

Na podstawie art. 73 § 1 KPA strona ma prawo przeglądania ksiąg stanu cywilnego oraz utrwalania na własny użytek informacji w nich zawartych poprzez sporządzanie notatek, odpisów a także kopii „akt sprawy”, a więc nie tylko aktów stanu cywilnego, ale także dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Tym samym USC jest prawnie zobowiązany umożliwić stronie sporządzanie takich notatek i odpisów.

Odpisem jest wszystko to, co w sposób wierny odzwierciedla treść i układ dokumentu. Będzie to więc kserokopia, jak i zdjęcie cyfrowe, czy też skan dokumentu jak również odpis dokumentu sporządzony ręcznie przez stronę opisujący wygląd tego dokumentu i jego treść. Zatem także technika sporządzania odpisów lub kopii jest dowolna. Może to być zarówno kserowanie, fotografowanie zawartości akt, jak również zeskanowanie ich do postaci elektronicznej przy użyciu skanera bądź pen scannera[4].

Z przepisu art. 73 § 1 KPA nie można jednakże w żadnym wypadku wywieść argumentu, że strona może domagać się od USC udostępnienia jej „akt sprawy” poprzez sporządzenie przez USC nieuwierzytelnionej kserokopii aktu stanu cywilnego czy też poprzez sporządzenie kserokopii całości akt np. aktu małżeństwa oraz dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego dot. aktu małżeństwa[5]. Albowiem wykonywanie tych czynności art. 73 KPA jednoznacznie powierzył tylko stronie. Pomimo to nic nie stoi na przeszkodzie, aby USC na prośbę strony sporządził takie nieuwierzytelnione kserokopie.  Jednakże nie jest do tego prawnie zobowiązany.

Przykład 10

Jan Kowalski może udać się do USC i zażądać od niego udostępnienia mu aktów zgonu, o ile zostały sporządzone w roku 1934 lub wcześniej. Wystarczającym powodem do udostępnienia mu takich aktów będzie informacja, że jest to w celach poszukiwań genealogicznych. Nie musi w żadnym wypadku informować czy akty te dot. jego przodków ani tym bardziej tego uprawdopodobnić.

Przykład 11

Jan Kowalski, któremu USC udostępnił akty stanu cywilnego ma prawo je zeskanować, sfotografować lub zrobić z nich ręczne odpisy. Nie może jednak żądać od USC, żeby zrobił mu ich kserokopie ani żądać umożliwienia mu zrobienia kserokopii aktów na kserokopiarce znajdującej się w USC.

W sprawie o udostępnienie aktów stanu cywilnego nie ma zastosowania art. 73 § 2 KPA, który stanowi, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. W tym wypadku ma bowiem zastosowanie omawiany wyżej art. 130 pr.a.s.c.

Przykład 12

Jan Kowalski, który sporządził sam odpisy aktów małżeństw nie ma prawa żądać, aby USC potwierdził mu za zgodność z oryginałem sporządzone przez niego odpisy.

Naruszeniem art. 28 ust. 4 pr.a.s.c. będzie sytuacja, w której USC udostępnia stronie wyłącznie kserokopie skorowidzów jawnych aktów stanu cywilnego i domaga się wskazania konkretnych aktów, z którymi strona chce się zapoznać względnie zrobić z nich odpisy lub notatki.

Zakres dostępu strony do ksiąg stanu cywilnego prowadzonych dla wielu lat lub dla różnego
rodzaju aktów stanu cywilnego

Przepisy pr.a.s.c. zobowiązując kierownika USC do udostępniania aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego po upływie okresu ich przechowywania nie czynią przy tym różnicy czy w księgach stanu cywilnego znajdują się akty stanu cywilnego jednego rodzaju i tylko za jeden rok kalendarzowy, czy też są akty stanu cywilnego sporządzone w okresie wielu lat lub akty różnego rodzaju.
Tak więc nawet w takich wypadkach USC jest zobowiązany do udostępnienia jawnych dokumentów. Nie może jednak udostępnić stronie całych ksiąg stanu cywilnego, bowiem istnieje prawdopodobieństwo, że oprócz aktów stanu cywilnego, które prawnie można przeglądać i robić z nich odpisy będzie przeglądała nieprawnie także akty urodzenia objęte ochroną lub akty z lat objętych ochroną.

Należy uznać, że w takich sytuacjach w „zasadach udostępnienia” mieści się obowiązek sporządzenia przez USC odpisów skorowidzów jawnych aktów stanu cywilnego i udostępnienie ich stronie. USC jest także zobowiązany umożliwić stronie sporządzenie przez nią odpisów z żądanych aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przy szczególnym nadzorze pracownika USC. Odmowa będzie uchybieniem art. 28 ust. 4 pr.a.s.c.

Tryb udostępniania ksiąg stanu cywilnego przez USC

Przeglądanie akt sprawy, a więc ksiąg stanu cywilnego, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów mogą być dokonywane wyłącznie w lokalu USC w obecności pracownika tego USC (por. art. 73 § 1a KPA).
USC może ustalić szczegółowe warunki realizacji uprawnień w zakresie dostępu do ksiąg. Może w szczególności zastrzec, że wgląd do nich jest możliwy tylko w określonych godzinach albo po uprzednim ustaleniu z USC daty i godziny ich udostępnienia[6]. W lokalu USC muszą być stworzone warunki do spokojnego przeglądania dokumentów[7].

Przykład 13

Jan Kowalski może przeglądać księgi stanu cywilnego tylko w lokalu USC. Nie może ich »wypożyczyć« i wynieść poza ten lokal, np. w celu zrobienia kserokopii nawet, jeżeli będzie to inne pomieszczenie w tym samym budynku urzędu gminy. Nie może także domagać się, aby umożliwiono mu przeglądanie ksiąg bez obecności pracownika USC lub poza ustalonymi przez USC godzinami.

W przypadku, gdy USC wykonuje na prośbę strony nieuwierzytelnioną kserokopię aktu stanu cywilnego ma prawo ustalić zasady odpłatności za taką usługę.

Nie jest natomiast dopuszczalne pobieranie przez USC opłaty za przeglądanie akt i sporządzanie z nich kopii i odpisów przez samą stronę. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla tych celów jest bowiem bezpłatne (art. 16 ust. 1 u.n.z.a. w związku z art. 28 ust. 1 pr.a.s.c.).

Przykład 14

USC, do którego udał się Jan Kowalski sporządza na jego prośbę kserokopie wskazanych aktów stanu cywilnego. Kowalski nie może jednak żądać, aby USC zrobił mu kserokopię „od ręki” lub w terminie przez niego określonym, lub nieodpłatnie. Nie są to bowiem czynności, do wykonywania których USC jest zobowiązany przez ustawę.

USC może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w art. 73 § 1 KPA, w swoim systemie teleinformatycznym zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[8].

Ograniczenie wglądu do akt

USC dotyczą także przepisy u.n.z.a. określające sytuacje, w których kierownik USC może w drodze decyzji, odmówić udostępnienia aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Będzie to możliwe w szczególności, gdy ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie (art. 17 ust. 1a pkt 1 u.n.z.a.) lub udostępnienie miałoby spowodować naruszenie tajemnic prawnie chronionych (art. 17 ust. 1a pkt 2b u.n.z.a.) np. danych osobowych podlegających ochronie.

Źródła:

[1] ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888)
[2] Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego stanowią dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku  (art. 26 pr.a.s.c.). Nazywane także alegata, aneksy lub załączniki. Szerzej była o nich mowa w artykule zamieszczonym w More Maiorum nr 3/2015
[3] tekst jednolity Dz.U. 2011, Nr 123, poz. 698 ze zm.
[4] J. Malanowski [w:] M. Wierzbowski, A. Wiktorowska, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2014, art. 73, Nb4
[5] por. np. orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 8 kwietnia 1998 r., I SA/Gd 1657/97, Lex Nr 35920; wyrok  Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 marca 2001 r., II SA 2580/00, Wokanda 2002, Nr 1, s. 26; wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 30 stycznia 2013 r., II SA/WR 831/12, Legalis oraz wyrok  Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia  13 lutego 2014 r., I OSK 1806/12, Legalis
[6] por. R. Kędziora, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2014, art. 73, Nb 10
[7] por. J. Borkowski w: B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2013, art. 73,  Nb 6
[8] ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r. poz. 1114)

Izabela Heropolitańska

Prawnik, autorka i współautorka ponad 20 wielokrotnie wznawianych książek z dziedziny prawa.