“Powinniśmy się odwoływać od decyzji odmowy dostępu do akt” – Michał Jan Marciniak [wywiad]

Świadomość prawna w prowadzeniu badań rodzinnych niewątpliwie pomaga. Michał Jan Marciniak – prezes Warszawskiego Towarzystwa Genealogicznego i właściciel kancelarii prawnej PolGen Research, zauważa, że bardzo mało osób odwołuje się od odmownych decyzji dostępu do akt. Dlaczego jest to tak istotne?

Czy Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku, może być przeszkodą w poszukiwaniach genealogicznych?

Wydaję mi się, że nie powinno zaszkodzić. Rozporządzenie może być natomiast wykorzystywane przez osoby nieznające dokładnie jego zapisów. Samo udostępnienie akt metrykalnych jest uregulowane innymi ustawami, z kolei wokół RODO została nakręcona pewna spirala różnych mniej lub bardziej prawdziwych informacji. Dla niektórych dysponentów archiwaliów, Rozporządzenie może stać się wymówką, dlaczego nie udostępnią nam ksiąg.

A w przypadku ksiąg przechowywanych w parafiach?

Kościół ma także swoje regulacje, choćby ostatnie zarządzenie episkopatu dokładnie precyzuje, po jakim czasie mogą być udostępniane metryki. Myślę, że jak minie kilka miesięcy i „kurz opadnie”, wszyscy nauczą się, czym tak naprawdę jest RODO i w jakich sytuacjach stosować jego przepisy.

Będąc ostatnio w archiwum państwowym zauważyłem, że jednemu z użytkowników nie udostępniono dokumentów powojennych. Czy może to mieć związek z nadinterpretacją RODO?

W przypadku archiwów mam nieco innych przykład. W niektórych pracowniach do tej pory znajdują się zeszyty osób korzystających z zasobu, do którego nie tylko trzeba wpisać imię i nazwisko, ale także adres. W tym momencie każdy odwiedzający czytelnię ma wgląd do tych danych. Samo nieudostępnienie akt nie tyle wiąże się z RODO, ile z nieznajomością przepisów prawnych przez użytkowników archiwów.

Wśród genealogów brakuje więc świadomości prawnej?

Przede wszystkim idąc do archiwum lub urzędu stanu cywilnego, musimy wiedzieć, po pierwsze, co możemy, jakie prawa nam przysługują, a po drugie, jakie obowiązki ma archiwum. Choćby w przypadku, kiedy kierownik USC lub dyrektor AP odmawia nam wglądu do akt, powinniśmy być poinformowani, jaka jest dalsza ścieżka odwoławcza.
Archiwa też „uczą się”, jak postępować z użytkownikami. Ponieważ spraw dotyczących odwołania się od nieudostępnienia akt do wyższych instancji nie jest dużo, procedura ta w każdym archiwum wygląda inaczej. A prawdę mówiąc, jest tylko jedna. Dlatego też często pisma, jakie dostajemy, nie są de facto decyzjami o odmowie, a wyłącznie informacją, że nie udostępnią nam jakichś dokumentów. Jest to ścieżka mniej formalna i użytkownik wie, że nie otrzyma wglądu do akt, wie dlaczego, ale nie wie, co z tym dalej zrobić.

A co w przypadku tzw. danych wrażliwych?

Każdy przypadek jest indywidualny. Można tę kwestię jednak uogólnić i ważne jest przede wszystkim to, kto się zwraca i do czego potrzebne są mu te akta. Niektóre sprawy zależą od decyzji konkretnego archiwisty i tego, co uzna za „dane wrażliwe”. Problemem jest więc to, że użytkownicy nie zaskarżają decyzji wydawanych przez archiwum. Mało osób przechodzi całą drogę odwoławczą od Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowego po Naczelny Sąd Administracyjny. Tym samym stosowana przez archiwa praktyka nie zawsze jest dobra.

Trzeba więc zaskarżać tego typu decyzje?

Zachęcam do tego. Wówczas zostaną wypracowane pewne standardy w orzecznictwie. Zakładając oczywiście, że skarżący podejdzie poważnie do całej sprawy. Jeśli będzie kilka czy kilkanaście tego typu postępowań, temat szybko zostanie wyjaśniony i również archiwa będą wiedzieć, jak postępować w podobnych sytuacjach. Tak naprawdę obecnie takich spraw jest naprawdę niewiele.

 

Do przeczytania pozostało jeszcze 70% treści! Cały tekst dostępny jest w More Maiorum 6 (65)/2018, który można bezpłatnie pobrać poniżej: