Podstawy Excela dla indeksujących [poradnik genealoga]

fot. Alan Jakman

Genealodzy, zwłaszcza ci indeksujący, mają z Excelem do czynienia niemal codziennie. Arkusze kalkulacyjne to potężne narzędzia, które robią znacznie więcej, niż tylko przechowywanie danych w formie tabelki.

Patrząc na skalę oferowanych funkcji, to co przedstawię, nadal mieści się w kategorii „podstawy”, jednak przyswojenie tej wiedzy powinno znacznie ułatwić życie i zaoszczędzić sporo czasu. Podane przykłady realizowane są za pomocą programu Microsoft Excel 2013, jednak niemal identycznie będą wyglądać w starszych wersjach MS Excel, a w produktach konkurencyjnych (OpenOffice, LibreOffice) bardzo podobnie. Największe różnice pojawią się zapewne w nazewnictwie funkcji.

Jak poruszać się po arkuszu?

Przeskakiwanie między sąsiednimi komórkami wydaje się dość oczywiste (strzałki), przy większej ilości danych, dotarcie w odpowiednie miejsce, może być czasochłonne, a nawet kłopotliwe, zwłaszcza przy pomocy samej myszki. Tu pomocny okaże się skrót „Ctrl+strzałka” przeniesie nas do pierwszej (strzałki w lewo i do góry) kolumny czy wiersza tabeli z danymi lub ostatniej (strzałki w prawo i w dół, odpowiednio dla kolumn i wierszy). Jeśli przy okazji chcemy zaznaczyć całą kolumnę, wiersz bądź tabelę, wystarczy do kombinacji klawiszy dodać „Shift”. Będąc ustawionym w pierwszym wierszu i pierwszej kolumnie tabeli, aby całą ją zaznaczyć, należy wcisnąć „Ctrl+Shift+ kolejno strzałki w dół i w prawo”. Aby zaznaczyć kilka komórek, niesąsiadujących ze sobą lub tworzących nieregularny kształt, należy przycisnąć klawisz „Ctrl, a następnie kolejno kliknąć wszystkie komórki, które chcielibyśmy zaznaczyć”, aby na przykład pogrubić tekst, czy zmienić tło na inne w celu wyróżnienia komórek.

Kiedy mamy tabelę, najlepiej z nagłówkiem, na przykład: imię, nazwisko, data urodzenia, wzrost, możemy bardzo łatwo dane sortować i filtrować. Wystarczy zaznaczyć tabelę z danymi, lub sam nagłówek, i w zakładce „DANE” kliknąć ikonę „Filtruj”.

Klikając w ikonki przy nazwach kolumn, rozwijamy menu, które pozwoli nam posortować alfabetycznie lub według wartości, odfiltrować dane. Na przykład, jeśli chcielibyśmy zobaczyć samych „Kowalskich”. Przy małej tabeli, jak w przedstawionym przykładzie, funkcji tej nie docenimy tak, jak w przypadku tabeli, zawierającej setki czy tysiące wierszy. Do każdej kolumny możemy zakładać oddzielne filtry, więc wyświetlenie wszystkich Kowalskich, którzy mają więcej niż 33 lata i mniej niż 180 cm wzrostu zajmie nie więcej niż 10 sekund.

Funkcje

Kolejnym ważnym elementem są „funkcje”, które możemy umieścić w komórkach, aby dynamicznie generować wyświetlaną wartość. Informacją dla arkusza kalkulacyjnego, że wpisujemy funkcję, a nie wartość, jest rozpoczęcie od znaku „=”.

Na przykład, jeśli w dowolnej komórce wpiszemy „=2+2” i klikniemy Enter, w komórce wyświetli się wynik równania, czyli „4”. Możemy iść o krok dalej i w naszym równaniu wpisać nazwy poszczególnych komórek. Jeśli chcemy wiedzieć ile lat mają w sumie panowie Jan i Antoni Kowalscy, wystarczy w pustej komórce wpisać „=C2+C6”. Oprócz podstawowych działań matematycznych, możemy też skorzystać z wielu gotowych funkcji. Chcemy wiedzieć, jaki jest średni wiek osób w naszej tabeli? Nic prostszego. W komórce wpisujemy „=ŚREDNIA(C2:C6)” – arkusz kalkulacyjny wie, że za pomocą funkcji „ŚREDNIA” ma wyliczyć przeciętną wartość z komórek z zakresu od 2 do 6 wiersza w kolumnie „C”.

Możemy też skorzystać z funkcji tekstowych, na przykład sprawdźmy jak długie nazwiska mają osoby w naszej tabeli. W komórce „E2” wpisujemy „=DŁ(B2)” i już wiemy, że nazwisko „Kowalski” ma 8 liter. Aby wyświetlić dane dla pozostałych, wystarczy skopiować zawartość komórki „E2” do pozostałych w kolumnie lub jeszcze szybciej, kiedy komórka „E2” jest aktywna, najechać na jej prawy dolny róg, a kiedy pojawi się krzyżyk, kliknąć dwa razy – Excel automatycznie wstawi funkcję we wszystkich wierszach do końca tabeli. Arkusz jest też na tyle mądry, żeby odgadnąć, że informacją wejściową dla naszej funkcji, jest nazwisko z każdego kolejnego wiersza, a nie tylko z pierwszego, więc w komórce „E3” automatycznie wstawiona będzie funkcja „=DŁ(B3)” itd.

Excel w służbie genealogii

Teraz wyobraźmy sobie, że dana lista jest listą uczestników wielkiego zjazdu rodzinnego, który planujemy za 5 lat i chcielibyśmy każdemu uczestnikowi, który będzie wtedy miał co najmniej 60 lat, zapewnić wygodniejszy fotel „Lux”. Musimy wiedzieć, ile kto będzie miał wtedy lat, aby łatwo odfiltrować tych po „sześćdziesiątce”. W tym celu w komórce „C8” wpisujemy liczbę 5, a w komórce „F2” równanie „=C8+C2”. Gdybyśmy jednak skopiowali zawartość do pozostałych komórek w kolumnie, jak w poprzednim przykładzie, uzyskalibyśmy błędne wartości. Dlaczego? Ponieważ tak jak w poprzednim przykładzie, arkusz próbuje być inteligentny i do każdego kolejnego wiersza wkleja powiększony o jeden adres komórki, z której ma pobierać dane, czyli komórki, mówiącej za ile lat odbędzie się nasz zjazd. W tym przypadku musimy zablokować tę „samowolkę”. Aby to uczynić przed numerem wiersza komórki źródłowej wpisujemy znak „$”. Jest to informacja dla arkusza, aby pozostawił go takim, jaki jest podczas kopiowania. Wartość komórki „F2” musimy więc zmienić na „=C$8+C2”. Analogicznie możemy zablokować również kolumnę używając tego samego znaku. Wtedy nasze równanie przyjmie postać „=$C$8+C2”.

Nikt nie zna na pamięć wszystkich funkcji i tylko te najczęściej używane będziemy wpisywać ręcznie. Bardzo często przydatnym narzędziem okaże się wyszukiwarka funkcji. Ustawiamy się na wolnej komórce i z zakładki formuły wypieramy pierwszą ikonę po lewej: „Wstaw funkcję”. W wyświetlonym okienku możemy odfiltrować funkcje z konkretnych kategorii (matematyczne, logiczne, statystyczne, tekstowe…) lub te ostatnio przez nas używane. Klikając na kolejne funkcje na liście, pod spodem zobaczymy ich krótki opis oraz listę argumentów wejściowych – może ich być znacznie więcej niż jeden. Polecam choć raz poświęcić chwilę i dokładnie zapoznać się z katalogiem. Pozwoli nam to nabrać wyobrażenia, co arkusz może za nas zrobić automatycznie.

Poniżej przykłady użycia wybranych funkcji. Polecam samodzielne przećwiczenie opisanych scenariuszy oraz próbę realizacji kolejnych, wymyślonych przez siebie przykładów. Jeśli korzystacie z Excela lub porównywalnego arkusza kalkulacyjnego, czas poświęcony na naukę podstaw szybko się zwróci.

Autor: Michał Ostaszewski

Pierwotne miejsce publikacji: More Maiorum, nr 4(27)/2015