Jak uzyskać dostęp do akt przechowywanych w archiwum Instytutu Pamięci Narodowej? [poradnik genealoga]

Strona tytułowa przykładowej teczki przechowywanej w zasobach IPN

Dla wielu badaczy rodzinnych Instytut Pamięci Narodowej pozostaje „zamkniętym” archiwum. Okazuje się jednak, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. W jakim trybie najprościej uzyskać dostęp do dokumentów IPN-u? Jakie warunki trzeba spełnić?

Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej to bogate źródło do badań genealogicznych w drugiej połowie XX wieku. Akta te są niedoceniane i w niewielkim tylko stopniu wykorzystywane przez genealogów.

IPN działa na podstawie osobnej ustawy. Nie napotkamy tu więc na ograniczenia w dostępie do informacji związane z ochroną danych osobowych, czy koniecznością wykazania interesu prawnego, które tak często paraliżują poszukiwania genealogiczne w urzędach, w tym w archiwach i Urzędach Stanu Cywilnego.

Jak to się zaczęło?

Instytut Pamięci Narodowej powołano na mocy ustawy z dnia 18 grudnia 1998 roku. Ta sama ustawa reguluje warunki działania archiwum Instytutu, podając szczegółowo możliwe tryby udostępnienia materiałów. Dla genealogów najciekawszy wydaje się tryb tzw. badań naukowych (art. 36 ust. 1 pkt 2 ustawy jw.). Ustalamy tytuł prowadzonych prac (możliwie szeroki) i wypełniamy podanie, które kierujemy do dyrektora lokalnego oddziału IPN (formularz wniosku jest dostępny na stronie www.ipn.gov.pl). Jeśli sami nie jesteśmy pracownikami naukowymi, do wniosku należy dołączyć rekomendację pracownika naukowego uprawnionego do prowadzenia badań naukowych w dyscyplinach nauk humanistycznych, społecznych, gospodarki lub prawa.

Ze zdziwieniem zauważyłem, że ze spełnieniem tego warunku może być problem. Pomimo że znam wielu naukowców spełniających powyższe kryterium, to jakoś nie kwapili się oni do udzielenia mi pisemnej rekomendacji, słysząc, że potrzebuję jej do poszukiwań w archiwach IPN-u. W moim przypadku temat projektu brzmi „Genealogia rodziny Romiszewskich i Stokowskich”, a rekomendacji udzielił mi dyrektor oddziału IPN w Krakowie.

Wyszukiwarka IPN

Po otrzymaniu zgody na korzystanie z archiwum zostaniemy poinformowani pisemnie (na decyzję czekałem trzy miesiące). Pismo to wyjaśnia, gdzie i do kogo powinniśmy się zgłosić w celu zamówienia dokumentów. Dostajemy osobistego opiekuna, archiwistę IPN, przez którego ręce przechodzą wszelkie zamawiane przez nas materiały, który przygotowuje je dla nas i udostępnia. Umawiamy się na termin kolejnej wizyty, a zamówione dokumenty będą już na nas czekały w czytelni.

Korzystanie z archiwów jest bezpłatne, a otrzymana zgoda bezterminowa i uprawnia nas ona do dostępu do całego zasobu archiwum, czyli, niezależnie od tego, w jakim kierunku pójdą nasze poszukiwania, nie musimy korygować tytułu projektu i zakresu prac. Wyłączony z udostępniania był jedynie tzw. zasób zastrzeżony, akta tajne, jednak zakres tych ograniczeń stopniowo się kurczy.

Charakterystyczną i bardzo pozytywną cechą tego archiwum jest fakt, że zamówione materiały, niezależnie od miejsca ich przechowywania, otrzymujemy do czytelni, w której chcemy je przeglądać (w moim przypadku jest to placówka w Wieliczce). Materiały są udostępniane w oryginale albo w wersji elektronicznej, na komputerze w czytelni. Unikamy tak kłopotliwego podróżowania po Polsce do poszczególnych oddziałów Instytutu. Niestety, na zamówione materiały trzeba czekać i to czasem dość długo. W dużej mierze spowodowane jest to faktem, że materiały służb prawie zawsze opatrzone były klauzulą „tajne”. Dziś, jak napisałem wyżej, prawie całość tego zasobu jest jawna. Nie zmienia to jednak faktu, że każda zamówiona przez nas teczka musi przejść przez ręce archiwisty IPN-u, który ją „odtajni”. W praktyce oczekiwanie na to może trwać nawet kilka miesięcy.

Przeglądane materiały możemy fotografować nieodpłatnie własnym sprzętem (z wyłączoną lampą błyskową). Możemy też zamówić w archiwum fotokopie materiałów. Otrzymujemy wówczas kopię cyfrową wysokiej jakości, niezbędną np. do celów publikacji.

Autor: Maciej Saryusz-Romiszewski

 

Do przeczytania pozostało jeszcze 70% treści artykułu. Znajdziesz go w najnowszym numerze miesięcznika genealogicznego „More Maiorum”, który można bezpłatnie pobrać poniżej: