„Dziś w kilka dni można stworzyć drzewo genealogiczne, w ogóle nie pojawiając się w archiwach” [6 pytań do redaktorki MM Zofii Jakóbczak]

fot. Zofia Jakóbczak

Z „More Maiorum” współpracuje już od prawie 3 lat. Jako zawodowa archiwistka, pracująca w Archiwum Państwowym w Lublinie, tworzy poradniki w dziale „Genealog w archiwum”. O tym, jak genealogia przenika się z archiwistyką i jak udostępnianie dokumentów wygląda „od kuchni”, opowie Zofia Jakóbczak.

Jako archiwistka w „More Maiorum” piszesz o tym, z jakich dokumentów może korzystać genealog, prowadząc swoje badania. O co najczęściej pytają osoby chcące skorzystać zasobu archiwum?

Pytań pada wiele i są one bardzo różne w zależności od tego, jakich materiałów dana osoba poszukuje, od jej wiedzy na ten temat, od „stopnia zaawansowania” w samodzielnym korzystaniu, chociażby z różnorodnych pomocy archiwalnych (inwentarze, katalogi, przewodniki, indeksy i różnego typu wykazy oraz spisy).

Jestem zdania, że lepiej pytać, niż błądzić, bo dzięki tym pytaniom i odpowiedziom, które od nas, archiwistów, użytkownicy uzyskują, z jednej strony systematyzują swoją wiedzę na dany temat, a z drugiej również nam jest łatwiej pokierować osobę, która przychodzi z „gotowym” pakietem pytań na temat poszukiwań.

Najczęściej pojawiają się pytania: „Czy coś w ogóle na taki temat macie?”, „Gdzie szukać metryk dziadków, pradziadków?”, „Czy ja sobie z tym poradzę?”, „Czy pani nie może sama tego poszukać?”. To chyba te najczęstsze. Kiedy jednak zdarzają się poszukiwania dużo bardziej skomplikowane, to i pytania pojawiają się trudniejsze, wymagające większej wiedzy, orientacji nie tylko w zasobie własnego archiwum, ale i ogólnej wiedzy o archiwach, historii administracji, sądownictwa czy notariatu. Staramy się tym wszystkim potrzebom sprostać, wbrew pokutującemu przekonaniu, że „panie w czytelni, to tylko teczki podają”. Czasem, nie ma co ukrywać, sami się czegoś nowego od korzystających dowiadujemy, np. na temat akt metrykalnych, których nie ma w archiwach, a są dostępne w parafiach. Przekazywanie takich informacji kolejnym zainteresowanym wiele ułatwia. Choć dziś coraz częściej tę funkcję spełniają grupy i fora internetowe genealogów.

Czasami można spotkać się z narzekaniem genealogów na niektóre archiwa. Ale jak kwestia udostępniania wygląda od kuchni?

To prawda. Sama mam w tej kwestii różne doświadczenia, jako użytkownik własnego, ale i innych archiwów. Osobiście kieruję się założeniem, że nie da się zadowolić każdego i to moje przekonanie ma zastosowanie także w kwestii codziennych kontaktów z użytkownikami. Staramy się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom, choć nie zawsze jest to możliwe. Na ogół użytkownicy patrzą na kwestię obsługi poprzez pryzmat własnych, czasem wygórowanych oczekiwań, oraz przez czas, jaki muszą poświęcić na dotarcie do interesujących ich źródeł. A obsługa użytkownika to nie tylko podanie tej odpowiedniej teczki, to cały proces, w którym trzeba dopełnić kilku ważnych punktów, by udostępnianie przebiegło tak, jak należy. Użytkownicy nie zawsze zwracają uwagę na wymogi wynikające z regulaminów udostępniania, przepisów porządkowych w czytelni. Nie zawsze rozumieją, że przepisy prawa, którymi musimy się kierować, zwłaszcza ustawa o ochronie danych osobowych i danych wrażliwych, nie zawsze pozwala na udostępnienie akt, choćby sądowych, osobowych, notarialnych czy medycznych.

Do tego dochodzą dość ograniczone możliwości kadrowe związane z obsługą czytelni i magazynów. Na ogół akta metrykalne są już zdigitalizowane – coraz częściej dostępne online lub zmikrofilmowane, nie wymagają więc przygotowania, ale duża część akt tego wymaga – czyli odkurzenia, wyprostowania kart, usunięcia metalowych części, ponumerowania stron, zabezpieczenia przed ewentualnymi uszkodzeniami poprzez nałożenie obwoluty lub włożenie w teczki bezkwasowe i ich opisanie. To wszystko wymaga nakładu pracy i czasu osób obsługujących magazyn. To oni wyjmują akta z półek, przygotowują, przynoszą je do czytelni, a po wykorzystaniu zabierają do magazynu i w odpowiednie miejsce odkładają. Średnio w ciągu tygodnia magazynier udostępnia od 600 do 800 teczek, a ilość ponumerowanych stron sięga kilku, kilkunastu tysięcy.

W przypadku akt luźnych, wszystkie teczki po wykorzystaniu przez użytkowników, muszą zostać sprawdzone, a to oznacza, że każdą teczkę obsługa czytelni musi przejrzeć i sprawdzić kompletność i zachowanie układu akt. Wszystkie udostępnione teczki przechodzą taką kontrolę, w tzw. międzyczasie, kiedy nie udzielamy informacji, nie rejestrujemy zgłoszeń i nie wpisujemy rewersów, pomiędzy jednym a drugim telefonem. Setki, tysiące stron dziennie. To bardzo obrazowe liczby.

A do tego różnego rodzaju inne obowiązki, które musimy w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy wykonać, np. poświadczanie kopii za zgodność z oryginałem, korespondencja urzędowa, kontrola skanów wykonanych przez naszych skanerzystów, sprawozdawczość itp. To wszystko sprawia, że nie zawsze mamy możliwości i czas, by poświęcić więcej uwagi naszym korzystającym, a tego, jak wynika z moich obserwacji, coraz częściej oczekują. Wydaje się, że niewystarczające są dziś dwie oferowane przez archiwa opcje udostępniania – samodzielne w czytelni lub online czy poszukiwania realizowane w ramach odpłatnej usługi. Coraz częściej pojawia się potrzeba „złotego środka” w postaci „asystenta użytkownika”, który towarzyszyłby użytkownikowi podczas archiwalnych poszukiwań.

rys. Józef Kus

Twoim hobby jest również genealogia. Co było najpierw – zainteresowanie genealogią czy archiwistyką?

Zdecydowanie genealogia, chociaż na pewno nie miała ona takiego kształtu, jak ma dziś. Zaczęło się oczywiście od rodzinnych opowieści, głównie babci i wujostwa przy okazji różnych rodzinnych spotkań, które w małej dziewczynce rozbudziły świadomość „rodzinnych korzeni”. Ale także tego, że ta rodzina ma swoich przodków, których nie miałam szansy poznać, a ci z kolei mają swoją historię, którą do dziś staram się odkrywać.

Ciekawe jest to, że dla mnie ważne były nie tylko daty i nazwiska z metryk, na podstawie których tworzyłam rodowód, byłam raczej ciekawa, czy prababcia była osobą pogodną, jaki miała charakter, jak wyglądała, czy dziadek lubił żartować, co lubili robić? Czasem nawet szukałam analogii do swoich zainteresowań, wiadomo przecież, że wnuki dziedziczą cechy i charakter po dziadkach…

Babcia miała 11 rodzeństwa, a pradziadek służył w carskim wojsku w Odessie. Nic więc dziwnego, że opowiadanych historii i przygód było dużo, o barwnych weselach, mniej wystawnych niż dziś, na które przybranymi kwiatami  wozami zjeżdżali się bliscy i dalsi krewni, o odpustach, żniwach, zjawiskach pogodowych, o czasach I i II wojny światowej i okupacji…

Archiwistyka pojawiła się raczej z przypadku, ale się polubiłyśmy J. Po studiach na UMCS w Lublinie (kierunek informacja naukowa i bibliotekoznawstwo) trafiłam na staż absolwencki do Archiwum, a w tym roku mija właśnie 10 lat pracy na tym polu.

Jak bardzo archiwistyka łączy się z genealogią?

Chcę uniknąć tutaj naukowych dywagacji. Moim zdaniem są to na tyle bliskie sobie dziedziny nauki, które żyją od dawna w pewnej symbiozie albo po prostu się przenikają. Choć to genealogia sięga po „wytwory” archiwistyki, czyli do materiałów archiwalnych i bazuje na opisach archiwalnych, wypracowanych dotychczas przez metodyków, ale nie trzeba być archiwistą, by nauczyć się korzystać z różnego rodzaju dokumentów, które przechowywane są w archiwach.

Czy w archiwach, wraz z rosnącym zainteresowaniem historią rodziny zauważasz większą liczbę osób korzystających z jego zasobu?

To jest złożona kwestia. Ogólnie liczba osób korzystających z materiałów archiwalnych na miejscu w czytelni od kilku lat ma tendencję spadkową, co oczywiście ma związek z publikowaniem przez archiwa coraz większej liczby skanów akt stanu cywilnego na stronie www.szukajwarchiwach.pl. Tym samym genealodzy mają dostęp do akt 24/7. Do tego dochodzi fantastyczna praca, którą należy wspomnieć i docenić, różnych towarzystw i grup genealogów, którzy ogromnym nakładem pracy i czasu indeksują księgi metrykalne i jeszcze bardziej ułatwiają wyszukiwanie metryk przez Internet, poprzez wpisanie nazwiska, jak to z powiedzeniem czyni np. nasz rodzimy Lubgens.

Dziś w kilka dni, można wyłuskać dane dotyczące przodków, pobrać skan i stworzyć lub uzupełnić drzewo genealogiczne nie pojawiając się w archiwach. Dla kogoś, kto dopiero zaczyna swoją przygodę z genealogią, jest to świetna sprawa. Jednak osobiście uważam, że te wszystkie dane ogólnodostępne, czyli można powiedzieć „gotowe produkty” odbierają swoistą kwintesencję poszukiwaniom genealogicznym. Do niedawna budowanie drzewa wiązało się z wyprawą do archiwum, czekaniem na akta, fizycznym kontaktem z księgami, dziś jest mniej szans na „detektywistyczną” pracę, rozwiązywanie zagadek, nie ma miejsca na dozę niepewności, zagadkowość i ogromną radość, często do łez, kiedy znajduje się dokument z odręcznym podpisem dziadka…

Jakie rady dałabyś osobie, które po raz pierwszy wybiera się do archiwum?

Po pierwsze, pytać. Nie bać się pytań, nawet jeśli uważa się, że pytanie jest dziwne, banalne, śmieszne, głupie – lepiej je zadać. Po drugie, nie poddawać się w poszukiwaniach. Po trzecie, zaglądać do akt różnego typu – nigdy nie wiadomo, czy nie znajdzie się coś dla nas niebagatelnego w najmniej obiecującej teczce. Warto się trochę przygotować, zebrać kluczowe informacje, które ułatwią poszukiwania – zagadnienia, daty, nazwy miejscowości itp.